story 81:情報システム部

ちょっとくどいかな?

情報システム部では日々、営業所や出荷場などといった社内の方々と密に連絡を取り合っています。発注・出荷・売上などの各種データ、社内システム、新規のお取引先や商品のデータベース登録、パソコンなどの故障についてなど…

年末が近づきお客様からのご注文が増加する時期になると、それらの連携は特に重要なものとなります。複雑な確認ごとも増え、メールなどの文章のやりとりだけでは細部までの聞き取りが難しいため、電話での確認が多くなりがちです。
何度も電話をしていると、つい一部を「これは電話をしてまで聞くことでもないかな」と考えてしまいますが、その結果が後に大きなミスへと繋がる場合もあるので、些細な疑問でもできる限り電話をして確認を取るようにしています。
時には似たようなことを何度も確認するので、ちょっとくどいかな?と自分で思う時もありますが、これも大切なひと手間だと思っています。

また、聞き取ったことをしっかりと文書として残しておくことも重要です。別の案件を挟んでから再確認する際や、部内の人に何があったかを伝える際、次の年末に向けての反省点を洗い出す際など、文字に起こしておくことで、未来の業務までスムーズに進められるように心がけています。

直にお客様と接することこそ少ないですが、全ての作業がお客様と繋がっているということを忘れずに、これからの日々の業務にも励んでいきたいと思います。

(情報システム部  佐藤 亮太)